Les principes les plus importants régissant sa mission sont les suivants :
Confidentialité
L’Ombud observe une stricte confidentialité. C’est là un aspect essentiel de son action et chacun peut être certain que cette règle sera pleinement respectée. Aucune information ne peut être divulguée à quiconque sans l’accord des individus ou des parties. L’Ombud ne tolère aucune pression ni influence quelle qu’elle soit. Les parties elles-mêmes, et l’Organisation, doivent s’engager à respecter la même règle de confidentialité dans leur interaction avec l’Ombud. L’Ombud ne conserve aucun dossier, et s’il est amené à prendre quelques notes durant la discussion, celles-ci seront détruites lorsque les cas auront été clos. Les seules personnes au courant de la discussion seront vous-même et l’Ombud. La seule exception à ce principe de confidentialité est le cas où l’Ombud considère qu’il existe une menace imminente d’atteinte grave aux personnes ou aux biens.
Indépendance
L’Ombud ne fait pas partie de la structure hiérarchique des départements. Il est directement rattaché à l’unité DG, tout en restant un interlocuteur neutre. Il n’occupe aucune autre fonction dans l’Organisation, et par conséquent évite tout conflit d’intérêt.
Impartialité
L’Ombud ne prend pas parti et reste impartial, équitable et objectif dans sa façon de traiter les personnes qui recourent à ses services.
Informalité
L'ombud n'est pas un agent de notification. Cela signifie que l'Organisation ne peut être tenue informée du problème que vous lui soumettez. Si vous souhaitez déposer une plainte officielle, veuillez contacter le département des ressources humaines. L'informalité signifie également que le visiteur du bureau de l'ombud reste maître de la suite des événements. L'ombud ne prendra aucune mesure que le visiteur n'a pas explicitement autorisée.
Sachez que l'ombud n'a pas d'obligation de résultat mais une obligation de moyens (temps, compétences, techniques informelles de résolution des conflits, etc.) Le rôle de l'Ombud est de fournir des outils au visiteur, mais c'est à ce denier seul qu'incombe la responsabilité de résoudre un problème d'aller de l'avant après une situation difficile,
N’hésitez pas à contacter l’Ombud. La plupart des malentendus ou des conflits peuvent être résolus rapidement et de façon confidentielle pour le bien de tous, sans procédure officielle. C’est là la raison d’être de l’Ombud. Votre coopération n’est pas seulement bienvenue, elle est essentielle.